Rechtssichere E-Mail Archivierung in der Neturius-Cloud

Die Neturius GmbH bietet ihren Kunden eine revisionssichere E-Mail Archivierung auf eigenen Servern in einem Hochsicherheits-Rechenzentrum in Berlin. Technologisch basiert die Archivierung auf „MailStore Server“ – einer weltweit führenden Lösung für E-Mail-Archivierung – Made in Germany.

Standort und Technik

Neturius hostet die Archivierungs-Server auf eigener Hardware in einem ISO 27001-zertifizierten Level-(3)-Rechenzentrum in Berlin. Unsere Server werden permanent gespiegelt und täglich redundant gesichert. Physische, technische und personelle Sicherheit sind durch ein mehrstufiges Sicherheitssystem innerhalb des Rechenzentrums gewährleistet. Neturius gewährleistet so ihre technisch einwandfreie und rechtssichere E Mail Archivierung.

Archivierungsstrategie und Sicherung der Vollständigkeit

Es erfolgt die Archivierung aller Mails im Originalformat auf Basis des Exchange-Server-Journals. Hierbei erzeugt der Exchange-Server noch vor der Zustellung eine Kopie jeder Mail. Diese Kopie wird inklusive der zugehörigen Metadaten in einem speziellen Postfach bereit gelegt. „MailStore Server“ holt diese Mails ab, ordnet sie dem jeweiligen Mailnutzer zu, speichert sie im Archiv und löscht sie aus dem Journal-Postfach. Dadurch ist der Exchange-Server entlastet.
Die Datenübertragung mittels spezieller Archivierungssoftware selbst wird zur Verringerung der Belastung des Internetanschlusses des Kunden individuell außerhalb der Geschäftszeiten durchgeführt. Die vollständige Mail-Archivierung erfordert datenschutzrechtliche Regelungen seitens des Kunden.

Revisionssichere E-Mail Aufbewahrung: Unveränderbarkeit und Protokollierung

Grundsätzlich hat ein Kunde, solange dies nicht aktiv vom Administrator geändert wird, keinen Zugriff auf die Archive. Selbst Administratoren haben in der Standardeinstellung keinen Zugriff auf die Inhalte der Archive. „MailStore Server“ protokolliert lückenlos alle Änderungen und Ereignisse die vom Administrator definiert werden können über eine integrierte Auditing-Funktion. Durch Bildung von SHA-Hashwerten über die Inhalte der E-Mails und eine interne AES256-Verschlüsselung schützt „MailStore Server“ die archivierten Daten vor Manipulationen.

Revisionszugang

Über einen speziellen Benutzer „Auditor“ kann für externe Prüfer der Zugriff per Webbrowser auf das Archiv realisiert werden. Die Mailarchive sind durch permanente Indizierung der Inhalte blitzschnell durchsuchbar. Jede durch den Auditor ausgelöste Aktion wird auch über die integrierte Auditing-Funktion des „MailStore-Server“ protokolliert. Neben dem Zugriff per Webbrowser gibt es umfangreiche Exportfunktionen, so dass dem Prüfer nach Bedarf Daten in üblichen Dateiformaten übergeben werden können.

Zertifizierung

„MailStore Server“ wird regelmäßig durch eine unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft zertifiziert. Die Prüfung findet auf der Grundlage der Prüfungsstandards „Erteilung und Verwendung von Softwarebescheinigungen“ (IDW PS 880) des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW) statt.
Dabei werden alle Teilaspekte der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, welche die Archivierung betreffen, berücksichtigt. Ein umfassendes Technologiekonzept stellt sicher, dass alle relevanten rechtlichen Anforderungen zuverlässig erfüllen werden. Dazu zählen neben der Vollständigkeit der Archivierung auch die Manipulationssicherheit, Protokollierung und Aufbewahrungsrichtlinien.

Kosten

Die Abrechnung erfolgt monatlich auf Basis der Anzahl der vorhandenen Archive, wobei ein Archiv einem aktiven Postfach oder einem stillgelegten (jedoch noch aufzubewahrenden) Postfach entspricht. Gern erstellen wir Ihnen ein individuelles Angebot.

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Rechtssichere E Mail Archivierung: E-Mails nach GoBD manipulationssicher aufbewahren

Seit dem 01. Januar 2017 lösen die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) die bisherigen Regelungen der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) ab. Darüber hinaus ist die Frist für eine Umstellung auf die Langzeitarchivierung zum 01. Januar 2018 abgelaufen. Seitdem gelten neue gesetzliche Aufbewahrungsfristen: Geschäftsunterlagen in Form von E-Mails sind dann für sechs bis zehn Jahre digital zu archivieren. Unter die GoBD-Regelung fällt sämtlicher digitaler geschäftlicher Schriftverkehr – beispielsweise Angebote, Rechnungen, Auftragsbestätigungen und Handelsbriefe sowie Kassensysteme.

Vor allem auch steuerlich relevante E-Mails müssen nun vollständig aufbewahrt werden und dürfen nicht nachträglich veränderbar sein. Darüber hinaus ist eine Signierung ebenso wichtig wie Zeitstempel und die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen. Kann derartiger digitale Kommunikation bei einer Betriebsprüfung nicht vorgelegt werden, kann dies im Zweifel zu einer für den Betrieb meist unangenehmen Schätzung durch das Finanzamt führen sowie Vergehen gegen diese Grundsätze mit Bußgeldern belegt werden.

Die Anforderungen an die revisionssichere Email Archivierung sind hoch: Eine einfache Dateiablage reicht hier also nicht – ein digitales Archivsystem auf einem unserer zertifizierten MailStoreServern erfüllt hingegen die Anforderungen der GoBD.